Bewerbungsdaten: Was darf HR fragen und aufbewahren?
Bewerbungsunterlagen gehören nicht auf Vorrat ins Personalarchiv. Entscheidend sind die Eignung für die konkrete Stelle, der Zweck der Bearbeitung und eine nachvollziehbare Löschregel. Ein Talentpool braucht eine eigene, transparente Grundlage.
Nur stellenbezogene Informationen
Art. 328b OR begrenzt die Bearbeitung von Arbeitnehmerdaten auf die Eignung für das Arbeitsverhältnis und die Durchführung des Vertrags. Im Bewerbungsprozess sind deshalb Funktion, Verantwortung und tatsächliche Risiken der Stelle der Ausgangspunkt. Eine allgemeine Neugier auf Gesundheit, Familienplanung oder private Lebensführung reicht nicht aus. Strafregisterauszüge und Bonitätsinformationen sind nicht für jede Tätigkeit gleichermassen sachlich gerechtfertigt.
Ein Bewerbungsgespräch für eine Buchhaltungsfunktion darf andere berufliche Nachweise erfordern als eine Bewerbung im Grafikteam. Dokumentieren Sie den Bezug zur Stelle, bevor Sie zusätzliche Informationen verlangen. Fragen Sie Referenzpersonen nicht überraschend an: Klären Sie mit der kandidierenden Person, wer kontaktiert werden darf und zu welchen beruflichen Punkten eine Auskunft benötigt wird.
Nach der Absage braucht es einen Plan
Eine Absage beseitigt nicht jede mögliche Aufbewahrungsgrundlage sofort. Ein begrenztes Interesse an der Abwehr konkreter Ansprüche kann bestehen. Daraus folgt aber kein Recht auf eine unbegrenzte Schattenkartei. Legen Sie fest, welche Informationen für welchen Zweck noch benötigt werden, wer Zugriff hat und wann gelöscht oder anonymisiert wird.
Beispiel: Ein Team möchte eine starke Kandidatin für spätere Stellen vormerken. Dafür sollte es eine gesonderte, verständliche Zustimmung mit Zeitraum und einfacher Widerrufsmöglichkeit einholen. Die Zustimmung zur aktuellen Bewerbung ist keine pauschale Erlaubnis für zukünftige Kampagnen. Kopien in E-Mail-Postfächern, Downloads und Interviewnotizen gehören in denselben Löschprozess.
So wird der Prozess nachvollziehbar
Erstellen Sie eine kurze Information über Verantwortliche, Zwecke, Empfänger und gegebenenfalls Auslandübermittlungen. Prüfen Sie beim Bewerbungsportal die Rollen des Anbieters, Unterauftragnehmer und Zugriffsländer. Beschränken Sie den Zugriff auf die beteiligten Personen und trennen Sie sachliche Beurteilungen von abwertenden oder spekulativen Kommentaren. Bewerbende können datenschutzrechtliche Auskunftsrechte haben; interne Notizen sind nicht allein wegen ihrer Bezeichnung automatisch ausgenommen.
Ihre nächsten Schritte
- Prüfen Sie jede zusätzliche Frage am Anforderungsprofil der konkreten Stelle.
- Legen Sie Löschtermine für Portal, E-Mail-Kopien und lokale Dateien fest.
- Halten Sie einen Talentpool getrennt vom laufenden Auswahlverfahren.
Quellen und Einordnung
Allgemeine rechtliche Information. Vertrag, Gesamtarbeitsvertrag, kantonales Recht und die konkreten Umstände können das Ergebnis ändern. Dieser Artikel ersetzt keine Prüfung Ihres Einzelfalls.